Notion

Notionの使い方初心者向け基本とデータベースの考え方

Notionの使い方を初心者向けに整理します。ブロックとページの基本、データベースとビューの考え方、最初に作るべきもの、整理が崩れる原因と対策を解説します。

公的機関・公式資料などの一次情報と照合して作成しています。このサイトについて

Notionの使い方とは

Notion とは、文書、メモ、データベース、プロジェクト管理、社内の手引きなどを、1つの場所で作れるツールです。公式のヘルプでは、Notion を「無限の組み立て部品の箱」にたとえ、文書、データベース、公開サイト、ナレッジベース、プロジェクト管理などを作れると説明しています。

自由度が高い反面、「何から始めればよいか分からない」「作り込みすぎて崩れた」という声が出やすいツールです。公式のヘルプも、すべてを最初から理解する必要はなく、基礎となる概念を少しずつ学べばよい、という考え方を示しています。この記事では、最初に押さえる概念と、続けやすい作り方を整理します。

概念	内容
ブロック	文章、見出し、チェックリスト、画像など、Notion を構成する最小の部品
ページ	ブロックを並べた1枚の文書。ページの中にページを作れる
ワークスペース	チームや個人の作業場所。サイドバーからページを辿る
データベース	複数のページの集まり。各ページに項目（プロパティ）を持たせられる

公式のヘルプによれば、データベースのそれぞれの項目は、独立した Notion のページであり、文章や画像も追加できます。プロパティには、日付、ステータス、リンクなどの種類があり、情報を整理できます。表示の方法（ビュー）も、テーブル、リスト、カレンダー、チャートなどから選べます。

データベースには、サイドバーに独立して表示されるフルページ型と、ページの中に埋め込めるインライン型があります。フルページ型にはロック機能があり、誤編集の防止に使えます。また、権限の設定によっては、ページの作成や編集はできても、プロパティやビューの変更はできないようにできます。

初心者が最初に作ると便利なものを、目的別に示します。

同じデータを、見る目的に応じて別のビューで見られる点が、データベースの利点です。たとえば、タスクのデータベースを、全件を一覧する「テーブル」、状態ごとに並べる「ボード」、期限で見る「カレンダー」と、ビューを3つ作れば、情報の重複入力は不要です。

たとえば、50件のタスクを、2つの表（担当者別と期限別）に手で書き写すと、更新のたびに50件×2回の修正が必要です。データベースのビューなら、元データを1回直せば、すべてのビューに反映されます。

Q. 初心者は、何から始めればよいですか。
A. 公式のヘルプが勧めるように、ブロックの基本を理解し、ページを作ってから、データベースへ進むのが無理のない順序です。

Q. テンプレートは使うべきですか。
A. 使い方の参考になりますが、そのまま使うと、自分の運用に合わない項目が残ります。必要なものだけに絞ってください。

Q. スマートフォンでも使えますか。
A. アプリが提供されています。細かい編集はパソコンのほうが行いやすい場合があります。

Notion で長続きするコツは、機能を増やすより、毎日触る仕組みを1つだけ作ることだと考えます。自由度が高いほど、作ること自体が目的になりやすいためです。私見では、最初の1か月は、タスク管理か議事録のどちらか1つに絞り、プロパティも3つ以内に抑えるほうが、定着しやすいです。

本記事は一般的な情報の提供を目的としています。SaaS・ツールの機能・料金・無料枠・仕様は頻繁に更新されるため、最新の内容は各社の公式ページでご確認ください。契約・法務・セキュリティに関する判断は、専門家や社内の担当部門にご相談ください。「筆者の見解」は一つの考え方です。